فرايند مديريت ( وظایف مدیریت )
فرايند مديريت ( وظایف مدیریت )
كساني كه مديريت را تعريف كرده اند به يك سلسله وظايفي اشاره كرده اند كه هر مديري در انجام وظيفه خطير خود ملزم به انجام آنهاست. نويسندگان و عالمان اين رشته بنا بر نگرش و تخصصهاي خود هر كدام به نحوي با اين وظايف برخورد نموده اند. گروهي وظايف خاصي را اصلي قلمداد كرده اند و گروهي ديگر بر وظايف ديگري تأكيد ورزيده اند. (الواني 1327، 18) يك روش مفيد براي درك اينكه مديران چه مي كنند، توجه نمودن به كارشان به عنوان يك فرايند يا مجموعه اي از فعاليتها براي فراهم كردن خدمات يا كالاها مي باشد.
در نگرش فرايندي مديريت، مدير، منابع سازماني را براي رسيدن به اهداف بكار مي گيرد و چــهار وظيفـه مديــريـتي (بــرنـــامـــه ريــزي و تصميم گيري، سازماندهي، رهبري و كنترل) را انجام مي دهد كه در شكل 1-1 نشان داده شده است (Dubrin 1990, 12-13).
ف) برنامه ريزي Planning
برنامه ريزي[1][25] يكي از بنيادي ترين وظايف مديريت است. برنامه ريزي عبارتست از اينكه از ميان گزينه هاي مختلف رسيدن به اهداف، يك گزينه را انتخاب بكنيم. اين كار مستلزم مشخص نمودن هدفها و مقاصد سازمان و بخش ها و چگونگي دستيابي به آنهاست. به همين خاطر برنامه براي دستيابي به اهداف سازمان روشي منطقي و عقلايي را فراهم مي كند (Koontze 1990,129).
برنامه ريزي اصولاً اولين نقطه در فرايند مديريت است. براي موفقيت، سازمانها نياز دارند تا بيشتر با برنامه ريزي سروكار داشته باشند. افراد در سازمانها نيازمند اهداف و برنامه هايي براي رسيدن به آنها مي باشند. برنامه ريزي عبارت از فرايند هدفگذاري و تعيين پيشرفت دقيق در چگونگي رسيدن به اهداف مي باشد Lussier 1992,10)).
برنامه ريزي وظيفه مركزي مديريت مي باشد و در برگيرنده هر چيزي است كه مدير انجام ميدهد. برنامه ريزي به آينده نگاه مي كند و تصميم گيري تصويري را از چگونگي رسيدن به برنامه ها ارائه مي نمايد (Dubrin 1990,13) تصميم گيري به عنوان انتخاب يك فعاليت از گزينه هاي گوناگون تعريف شده كه هسته برنامه ريـــزي مي باشد. يك برنامه نمي تواند بدون وجود تصميم ايجاد شود. تصميم گيري يك مرحله از برنامه ريزي مي باشد و همچنين جزئي از زندگي روزانه هر فرد مي باشدKoontz 1995,108)).
ب) سازماندهي
براي موفق بودن نياز به سازماندهي[2][26] مي باشد. يك مدير بايد سيستم سازماني را براي اجراي برنامه ها طراحي و ايجاد كند. سازماندهي فرايند تفويض و هماهنگي وظايف و منابع براي رسيدن به اهداف مي باشد (Lussier 1997,10) . آن به عنــوان شنـاسايي و طبقــه بنـدي فعاليتهاي موردنياز، گروهبندي فعاليتهاي ضروري در اهداف قابل حصول، اختصاص گروهي از فعاليتها به يك مدير و تفويض اختيار به او براي سرپرستي آنها و فراهم كردن هماهنگي افقي و عمودي در ساختــار سازمــاني تعــريـف مي شود .(Koontz 1990,108)سازماندهي فرايند اطمينان يافتن از وجود منابع ضروري فيزيكي و انساني براي انجام دادن برنامه ها و رسيدن به اهـــداف ســازمــاني مي باشد. آن همچنين شامل مشخص كردن فعاليتها، تقسيم كار به شغلها و وظايف مشخص و شناسايي روابط اختيار ميان گروهها و اشخاص مي باشد. جنبه ديگر سازماندهي گروهبندي فعاليتها در داخل بخشها است (Dubrin 1990,15).
عصر ما عصر سازمانهاي بزرگ و پيچيده است و مدير امروز بايد از چگونگي سازماندهي و نحوه ايجاد اين سازمانها و اصلاح و تغيير آنها آگاه باشد. براي نيل به هدفها، سازماندهي گامي ضروري است و به كمك اين فعاليت است كه هدف كلي و مأموريت اصلي سازمان در قالب هدفهاي جزئي تر و وظايف واحدها شكسته شده و تحقق آن ميسر مي شود. در سازماندهي وظايف و اختيارات و مسئوليتهاي واحدها و پست ها مشخص شده و نحوه هماهنگي و ارتباط بين آنها معين مي شود. سازماندهي فعاليت مستمر و مداومي است كه مدير همواره با آن روبروست و منحصر به طراحي سازمان در ابتداي آن نمي شود.
فرايند سازماندهي:
ما مي توانيم به سازماندهي به عنوان يك فرايند بنگريم كه در اين صورت سازماندهي شامل مراحي زير مي باشد:
1- ايجاد اهداف سازمان
2- تنظيم هدفهاي پشتيباني، برنامه ها و خط مشي ها
3- تشخيص و طبقه بندي فعاليتهاي ضروري براي تحقق آنها
4-گروهبندي فعاليتها در پرتو منابع انساني و امكانات مادي قابل دسترس به بهترين وجه
5-تفويض اختيار مناسب به سرپرست هر گروه براي انجام دادن كارها
6-پيــوند گروهـهــا بصــورت افقــي و عمـــودي از طــريق جـريان اختيـارات و اطلاعـات(Koontz 1990,147). فرايند سازماندهي در شكل شماره 1-3 نشان داده شده است.
ج) رهبري- (جهت دهي) Leading
علاوه بر برنامه ريزي و سازماندهي، مدير بايد با كاركنان براي انجام وظايف روزانه شان كار كند. رهبري عبارتست از فرايند نفوذ در كاركنان تا در جهت رسيدن به اهداف سازماني تلاش كنند. مديران بايد اهداف را با كاركنان مرتبط ساخته و در آنها براي رسيدن به اهداف انگيزه ايجاد نماينــد (Lussier 1997,12). رهبري همچنيـن در بر گيرنده فرايندهاي بين شخصي مانند انگيزش، ارتباط، هدايت و راهنمايي زيردستان براي رسيدن به اهدافشان مي باشد. به عبارت ساده رهبري فرايندي است كه ضمن آن مديريت سازمان مي كوشد تا با ايجاد انگيزه و ارتباطي مؤثر انجام ساير وظايف خود را در تحقق اهداف سازماني تسهيل كند و كاركنان را از روي ميل و علاقه به انجام وظايفشان ترغيب نمايد. از اين رو رهبري در مفهوم سازمان آن به عنوان جزئي مجزا و مستقل از مديريت مطرح نبوده، بلكه يكي از وظايف عمده و اصلي آن به شمار مي آيد. هر مديري علاوه بر وظايفي چون برنامه ريزي، سازماندهي و كنترل، بايد انجام اين وظيفه يعني هدايت سازمان را نيز عهده دار گردد.
مهمترين نكته در رهبري، جهت دادن و نفوذ در اعضاي سازمان است. رهبري مستلزم نفوذ كردن و تأثير گذاردن بر افراد است و مدير در نقش رهبر كسي است كه بتواند بر افراد تحت سرپرستي خود نافذ و مؤثر باشد و به عبارت ديگر مرئوسان نفوذ و قدرت او را بپذيرند (الواني 1378و 138)
د) كنترل Controling
شايد به جرأت بتوان ادعا كرد انجام هيچ فعاليتي در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر آنكه كنترل هاي لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد. به كمك كنترل[3][28] است كه مديريت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پيگيري و عنداللزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا مي كند. كنترل ابزار كار مديران در رده هاي مختلف سازمان از مراتب عالي تا رده هاي سرپرستي است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگي مي توان احساس كرد. سازمان بدون وجود يك سيستم مؤثر كنترل در تحقق مأموريتهاي خود موفق نبوده و نمي تواند از منابع خود به درستي استفاده كند (الواني 1378، 119). كنترل عبارت از اطمينان از مطابقت عمكرد با برنامه و مقايسه عملكرد واقعي با استانداردهاي از قبل تعيين شده مي باشد. اگر تفاوت قابل ملاحظه اي بين عملكرد موردنظر و واقعي وجود داشته باشد، مدير بايد وظايف اصلاحي را انجام دهد ( Dubrin 1990,15). اهداف بدون كنترل تحقق نخواهند يافت، كنترل فرايند ايجاد و اجراي مكانيزم هايي براي اطمينان از حصول اهداف مي باشدLussier 1997,11) ).
وظايف مديريتي در سطوح مختلف مديريت
يكي از تفاوتهايي كه بين سطوح مختلف مديران ديده مي شود مربوط به ميزان زماني است كه آنها صرف برنامه ريزي، سازماندهي رهبري و كنترل مي كنند. ميزان زماني كه سطوح مختلف مديران بر وظايف مديريتي صرف مي كنند در شكل 1-4 نشان داده شده است. براي مثال مديران سطوح عالي زمان زيادي را صــرف برنــامه ريزي مي كنند و براي رهبري زيردستان كمترين زمان را صرف مي كنند. بالاترين سطح برنامه ريزي شامل آماده سازي مأموريت سازمان، توصيف اهداف منحصر به فرد شركت و توليدات و خدمات آن مي باشد كه توسط مدير عالي تنظيم مي گردد. رهبري فرد به فرد براي مدير سطح عالي ضروري نيست.
مديران سطوح اول زمان زيادي را صرف رهبري زيردستانشان مي كنند و براي برنامه ريزي فعاليتها كمترين زمان را صرف مي كنند، به خاطر اينكه آنها با مسايل روزانه كاركنان مانند گوش دادن به مشكلات و ارائه راهنمايي هاي فني درگيرهستند. نكته مهم ديگري كه در شكل مشخص است اين است كه مديران همه سطوح، تقريباً زمان مشابهي را صرف سازماندهي مي كنند. آنچه كه واضح است اين است كه سازماندهي بوسيله سطوح مختلف مديران انجام مي گيرد ولي كار اينها ضرورتاً مشابه هم نيست Dubrin 1990,15)).